Kto odpowiada za bezpieczne warunki w home office?
Zgodnie z uaktualnionym Kodeksem pracy, odpowiedzialność za bezpieczeństwo w trybie zdalnym rozkłada się na obie strony. Główny ciężar organizacyjny spoczywa na pracodawcy, a ciężar przestrzegania ustaleń – na pracowniku.
Obowiązki pracodawcy
Szef musi przygotować ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska w domu i zapoznać z nią pracownika. Oznacza to stworzenie jasnych wytycznych dotyczących tego, jak powinno wyglądać bezpieczne stanowisko, jak prawidłowo ustawić ekran, dbać o oświetlenie i chronić się przed przeciążeniem układu ruchu. Pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie szkolenie BHP, aby uświadomić zatrudnionym potencjalne zagrożenia.
Obowiązki pracownika
Z drugiej strony pracodawca nie przyjedzie do Twojego salonu, aby własnoręcznie ustawić biurko i fotel. To pracownik organizuje swoje stanowisko pracy w wyznaczonym przez siebie miejscu, a przed rozpoczęciem działań zdalnych składa oświadczenie, że jego domowe warunki spełniają wymogi BHP. Musisz samodzielnie zadbać o to, aby przestrzeń była wolna od niebezpieczeństw.
Co jeśli pracujesz przy niestabilnym, szklanym stoliku kawowym, który pewnego dnia pęka pod ciężarem sprzętu firmowego? Jeśli wcześniej zadeklarowałeś, że masz bezpieczne i ergonomiczne biurko, część winy za ewentualny uraz spadnie na Ciebie za poświadczenie nieprawdy.
W zapewnieniu bezpieczeństwa i higieny pracy rolę odgrywa także odpowiednie zarządzanie godzinami aktywności. Praca w domu często zaciera granice między życiem prywatnym a zawodowym, co prowadzi do przemęczenia i spadku koncentracji. Zapobiegać temu pomaga wirtualna rejestracja czasu pracy – aplikacja zainstalowana na smartfonie pozwala szybko odznaczyć start oraz koniec zmiany.
Dzięki precyzyjnemu śledzeniu godzin pracownik wie, kiedy musi odejść od ekranu, co przekłada się na mniejsze ryzyko błędów i wypadków spowodowanych rozkojarzeniem. W dodatku przepracowany czas jest dokładnie udokumentowany, dzięki czemu łatwiej udowodnić, że ewentualne nieprzewidziane zdarzenie nastąpiło w godzinach pracy.
Wypadek podczas pracy w domu. Jak przepisy definiują takie zdarzenie?
Aby dane zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy, musi spełniać cztery warunki. Musi być:
nagłe,
wywołane przyczyną zewnętrzną,
powodować uszkodzenie ciała,
mieć bezpośredni związek z wykonywaną pracą.
W kontekście home office ten ostatni punkt budzi najwięcej wątpliwości. Załóżmy, że masz na biurku gorącą herbatę – co jeśli przypadkiem strącisz kubek i się poparzysz podczas wstawania, by wyjść do łazienki? Czy to wypadek przy pracy? Zdecydowanie tak.
Orzecznictwo wskazuje wyraźnie, że zaspokajanie podstawowych potrzeb fizjologicznych – w tym picie napoju czy wyjście do toalety – mieści się w ramach normalnego dnia pracy. Ochrona ubezpieczeniowa działa w takich przypadkach analogicznie do sytuacji, w której poparzyłbyś się kawą przy ekspresie w biurze.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, w której w trakcie telekonferencji postanawiasz szybko wstawić pranie, tracisz równowagę i łamiesz palec. Czynność ta nie ma żadnego związku z Twoimi obowiązkami zawodowymi ani podstawowymi potrzebami fizjologicznymi. Zespół powypadkowy prawdopodobnie odrzuci wniosek o uznanie takiego zdarzenia za wypadek przy pracy. Granica bywa cienka, dlatego każda sytuacja wymaga indywidualnego i dokładnego zbadania przez specjalistów.
Zgłoszenie i badanie wypadku w domowym biurze w praktyce
Gdy dojdzie do nieszczęśliwego zdarzenia w domu, Twoim pierwszym obowiązkiem jest niezwłoczne poinformowanie pracodawcy. Niezależnie od tego, czy zadzwonisz do przełożonego, napiszesz na firmowym komunikatorze, czy wyślesz maila, musisz zostawić ślad zgłoszenia. Następnie firma powołuje zespół powypadkowy, zazwyczaj składający się ze specjalisty do spraw BHP oraz przedstawiciela pracowników, który musi ustalić okoliczności i przyczyny zdarzenia.
Tutaj pojawia się bardzo ciekawy aspekt prawny – prywatność pracownika. Zespół powypadkowy ma prawo dokonać oględzin miejsca zdarzenia, zebrać informacje i sporządzić dokumentację fotograficzną, jednak nie może wejść do Twojego domu bez Twojej wyraźnej zgody. Co robi się w sytuacji, gdy pracownik nie chce wpuścić komisji do swojego mieszkania ze względu na obecność chorych członków rodziny? Zespół musi bazować na zdalnych oględzinach, dokumentacji medycznej oraz zdjęciach dostarczonych przez poszkodowanego. W dobie nowoczesnych technologii możliwe jest nawet oprowadzenie komisji po mieszkaniu za pomocą wideorozmowy.
Wyobraźmy sobie pracownika, który podczas podłączania służbowego sprzętu doznał porażenia prądem z powodu uszkodzonego zasilacza. Zespół powypadkowy kontaktuje się z nim online, prosi o wykonanie zbliżeń uszkodzonego kabla i gniazdka, a następnie przeprowadza wywiad za pośrednictwem platformy wideo. Na podstawie zebranych materiałów powstaje protokół powypadkowy. Jeśli komisja udowodni, że pracownik celowo naruszył zasady bezpieczeństwa, używając sprzętu obklejonego taśmą izolacyjną zamiast zgłosić usterkę do działu IT, poszkodowany może stracić prawo do jednorazowego odszkodowania z ZUS.
Jak zminimalizować ryzyko? Dobre praktyki dla pracodawcy i pracownika
Podstawa bezpiecznej pracy zdalnej to wzajemna komunikacja i zdrowy rozsądek. Firmy powinny regularnie weryfikować wiedzę zatrudnionych na temat ergonomii, wysyłając im czytelne checklisty, webinary lub infografiki. Wiele nowoczesnych przedsiębiorstw poszło krok dalej, oferując specjalne budżety na wyposażenie home office. Z takich środków pracownik może kupić profesjonalny fotel biurowy, regulowane biurko czy dodatkowy monitor. Taka inwestycja zwraca się poprzez spadek liczby zwolnień lekarskich wynikających z bólów kręgosłupa czy problemów ze wzrokiem.
Pracownik musi z kolei przyjąć proaktywną postawę. Regularne wietrzenie pomieszczenia, robienie pięciominutowych przerw co godzinę i dbanie o to, aby stanowisko nie znajdowało się na ciągach komunikacyjnych domowników, to absolutne podstawy. Dobrym nawykiem jest też chowanie kabli w specjalne maskownice lub organizery. To zajmuje kilka minut, a całkowicie eliminuje jedno z najczęstszych zagrożeń w domowym biurze – potknięcie się o kabel lub zrzucenie sprzętu przez zahaczenie o niego.